kozossegi-oldalak-hasznalata-munka-kozben

Közösségi oldalak használata munkahelyen. Mit és mit ne?

Mire való az email fiókod? Miért nincs értelme tiltani a közösségi oldalak használatát munkaidőben? Mire használd a Facebookot a munkahelyeden? Hogyan kommunikálj a kollégáiddal biztonságosan?

A hvg.hu oldalon jelent meg a Magyar Telekom egyik írása, amelyben az Y generáció digitális kommunikációs szokásainak elemzéséről írnak. Ez a cikk adta az ötletet arra, hogy egy kicsit szétszedjem ezt a témát és egy – tőlem megszokottan átfogó – írásban beszéljek a közösségi oldalak és a munkahely kapcsolatáról.

A bejegyzés eleje arról szól, hogy mi az email és a közösségi média szerepe a munkahelyi kommunikációban. Ezután pedig pro és kontra nagyító alá veszem, hogy megéri-e tiltani a munkahelyen a Facebookot és a többi közösségi oldal használatát munkaidőben vagy sem?

Kezdjük a linkelt cikkben szereplő állítások összegzésével, amely nem szól másról, mint arról, hogy a fiatalok többet chatelnek, mint emaileznek és többet SMS-eznek, mint telefonálnak. Ebben egyébként semmi meglepő nincs, így volt ez már 10 évvel ezelőtt is. Én is sokkal többet használtam az MSN messengert, mint amennyit telefonáltam. Egyszerűen azért, mert ingyen volt.

A bejegyzés egyébként helyes megállítást tesz, amikor kijelenti:

“Ennek ellenére számos kutató úgy gondolja, mégsem a Z generáció veri majd be az utolsó szöget az e-mail koporsójába. Arra számítanak, hogy néhány év múlva a Z generációsok is tömegével kezdenek majd e-maileket küldeni és fogadni − egészen pontosan akkor, amikor belépnek első munkahelyükre.”

( Nyilvánvalóan rettentően “alapos” kutatómunkára van szükség egy ilyen megállapításhoz. 😀 )

Az email már a közösségi oldalak előtt is létezett. A közösségi oldalak megadták a lehetőségét, hogy a digitális világba költöztesd magad és legyen online egy, az emailnél sokkal személyesebb és interaktívabb közösségi életed.

Az email, mint munkaeszköz

Az email maradt a munka és a hivatalos ügyintézés helye. Miért? Mert az emailben az egyetlen beszélgetéshez tartozó ügyek egymásba ágyazva jelennek meg és ez rettentően kényelmessé teszi az előzmények visszakeresését. Ez egyébként ugyanaz, mint a Facebook chat csoportok készítése azzal a különbséggel, hogy emailben ez automatikusan megtörténik. Ez a legnagyobb előnye a munkahelyi emailes kommunikációnak felhasználói szemszögből.

Munkáltatói szemszögből az email nagy előnye, hogy a céges levelezőrendszer segítségével a  munkaügyi levelezések a cégen belül maradnak – az üzleti titkokkal, jelszavakkal és a szerződésekkel együtt. Adatvédelmi és ellenőrizhetőségi szempontból a munkaügyi kommunikációra a belső levelezőrendszer még mindig megfelelő választás – jól védett informatikai hálózat esetén.

A Facebook, a Twitter, a Skype, a Whatsapp, a Snapchat és barátaik.

A közösségi oldalak és különböző chat alkalmazások már régóta léteznek, de az okostelefonok elterjedésével értek el brutális népszerűséget. Mekkora ez a brutális népszerűség? A Facebook 2017 januári felhasználóinak száma körülbelül 1 milliárd 871 millió fő. Nem rossz, nem rossz.

Itt egy 2017 januári statisztika a közösségi oldalak felhasználóinak számáról. A számok milliókat jelentenek.

Forrás: http://www.smartinsights.com

Ahogy láthatod, a közösségi oldalak mára a mindennapi élet részeivé váltak.

Miért ne a közösségi oldalakon intézd a munkaügyi dolgokat?

Én a lehető legkevesebb használom munkaügyi kommunikációra a személyes közösségi profiljaimat.

Több oka is van annak, hogy a közösségi oldalakon minimalizálom a munkaügyi kommunikációt – már amennyire az én foglalkozásom megengedi.
A legfőbb oka az, hogy a közösségi oldalakon a nap 10-14 órájában elérhető vagyok. Régebben IRL jelzett a mobilom, ha jött egy üzenetem. Ezt meguntam két évvel ezelőtt és letiltottam mindenféle közösségi értesítést, ennek ellenére 1-2-4 óránként megnézem a különböző profiljaimat mindennap. Gondolom ez a szám neked is hasonló és ha nem azért élsz, hogy dolgozz, akkor rettentően idegesítő tud lenni amikor a szabadidődben villan az értesítés a mobilodon: A hétvégén ügyeletes munkatársadtól jött egy üzenet, amelyben éppen a hétfői teendőid miatt ír. A Facebook messengeren. Most komolyan?!

Mondjak egy másik példát? Képzeld el, hogy éppen nyaralni vagy és a munkatársad valami “halaszthatatlan dolog” miatt nyaggat a szabadságodon. Persze kiderül, hogy egyáltalán nem volt halaszthatatlan, csak neki.

Ha nem nézed meg az értesítést, akkor ott éktelenkedik az olvasatlan üzenetek között és fúrja az oldalad, hogy miről lehet szó…ha megnézed, akkor meg kizökkent és megzavarja a pihenésedet. Sikeresen elvesz néhány órát a pihenésedből.

A munkát és a pihenést is a helyén kell kezelni. Amikor munka van, akkor keményen kell dolgozni, amikor pihenés van, akkor meg “keményen” kell pihenni. Nincs átjárás, kivéve, ha 30 éves korodra egy kiégett, elhasznált, beteg ember akarsz lenni vagy a szenvedélyed a munkád.

Ha jót akarsz magadnak és az ismerőseidnek, akkor a közösségi oldalakat – talán LinkedIn kivételével – hagyd meg a személyes kommunikációra és a hivatalos ügyeket más platformokon intézd.

Válaszd szét a magánéletet és a munkát az online világban is.

A hétfői teendők elférnek az email fiókodban, amit úgysem nézel meg hétfő reggelig, mert az összes haverod a chaten lóg. Annak természetesen örülök, ha egy ismerősöm azzal keres meg, hogy dolgozzunk együtt vagy éppen szeretne tőlem tanácsot kérni.

Azonban kifejezetten idegbajt kapok, amikor folyamatban lévő projekt miatt – amiről rendszeresen értekezünk emailben – keresnek a chaten, mert a munkatársamnak éppen olyan kedve volt, hogy a messengert nyitotta meg. Olyan, mintha a vasárnapi ebédnél valaki a munkahelyi projektet akarná megbeszélni velem. Felejtős.

De mondok egy másik – a munkaadók szemszögéből is – fontos indokot arra, hogy miért ne használd a Facebookot munkaügyi kommunikációra:

Amit kiteszel a közösségi oldalakra, az NEM a te tulajdonod. Igen, jól olvasod. Amikor kiteszel magadról egy képet, az már nem a te képed, hanem a Facebook, a Snapchat stb. tulajdona.

Amikor átdobsz egy szerződésmintát a kollégádnak, akkor éppen az alkalmazás tulajdonosát gazdagítottad egy kis üzleti tudással. Tudod miért? Mert…dobpergés…a csatolt fájlok tartalmát ugyanúgy szkennelik az algoritmusok, mint az egyszerű bejegyzéseidet.

Persze én tudom, hogy te egy olyan kicsi cégnél dolgozol, amelynek az adatai nem fontosak, de a közösségi oldalakon szerződéseket küldözgetni olyan szintű balf***ságra vall, hogy nyugodtan felírhatod a homlokodra a nagy L (Loser) betűt.

Ha meg akarnám szerezni ezeket az információkat, akkor egyszerűen ellopnám a mobilodat és mire te eljutsz oda, hogy minden fiókodból kijelentkezz és mindent letilts, én már ezer éve megnyitottam a chatet, kikerestem a kollégáiddal váltott üzeneteket, legörgettem mindent, hogy bekerüljön az összes üzenet a telefon gyorstárba. Gondolj csak bele a következményekbe…

Soha ne írj senkinek munkaügyben chaten vagy a közösségi oldalakon! Ha sürgős, akkor hívd fel telefonon vagy menj oda hozzá.

A közösségi oldalak engedélyezésének előnyei és hátrányai munkaidőben.

A közösségi oldalak engedélyezése munka közben minden szervezet saját döntése. Két dolgot kell észben tartanod, amikor az engedélyezés vagy a tiltás mellett döntesz.

Először is, te hiába tiltod meg a közösségi oldalak használatát a munkahelyi gépeken csak azért, hogy ne csevegjenek a dolgozóid a barátaikkal. Egy olyan világban, amikor a saját okostelefonján már mindenkinek van mobil internete ez csak felesleges bizalmatlanságot szül.

Másodszor tartsd észben, hogy a közösségi média kétélű fegyver. A közösségi oldalak néha visszafogják a produktivitást, néha viszont elősegítik a gördülékeny munkát.

A közösségi oldalak használatának engedélyezése munkaidőben

  • Néhány munkának a hatékonyságát kifejezetten megnöveli a közösségi oldalak használata. Elsősorban olyan munkákra igaz ez, ahol az emberi kapcsolatok jelentős szerepet játszanak.
  • A közösségi oldalakon páratlan lehetőséged nyílik a cég márkájának reklámozására. Nem a fizetett hirdetésekre gondolok, hanem az alkalmazottak által posztolt bejegyzésekre, amelyeken látszik, hogy szeretik a munkájukat.
  • Egy jó vagy rossz szó jelentősen képes növelni vagy rontani a szervezet hírnevét.

A közösségi oldalak használatának tiltása munkaidőben

  • A közösségi média olyan, mint bármely függőség. Ha nem figyelsz oda, akkor könnyen eltölthetsz órákat mások életének böngészésével, ami a munka rovására megy.
  • A közösségi oldalakról olyan linkekre kattinthatnak a felhasználók, amelyek károkat okozhatnak a szervezet informatikai rendszereiben.
  • A dolgozóid frusztráltak lesznek, ha tiltod a közösségi oldalak használatát, mert nem bízol bennük.

( Találtam még egy olyan hátrányt is, amely szerint a munkavállalók – munkaidőben – hamis profilokat készítenek, hogy a szervezet közösségi média oldalain trollkodjanak, de ez annyira erőltetett érv, hogy nem került bele a felsorolásba. )

Ahogy láthatod, a hátrányok inkább a használat módjából fakadnak és nem kifejezetten a közösségi média használatból.

Mi tehát az ajánlott arany középút?

  • Készíts világos és közérthető szabályokat, amelyek a közösségi oldalak munkaidőben történő használatára vonatkoznak.
  • Tanítsd az alkalmazottaidat a közösségi oldalak (és az internet) biztonságos használatára.
  • Az irányelvek és szabályok megszegésének súlyos következményekkel kell járnia.

Ha szeretnéd tudni, hogy mit tehetsz Te a munkavállalóid biztonságos közösségi média használatáért, akkor olvasd el Steve King bejegyzését (angol):

6 dolog, amit megtehetsz, hogy a munkavállalóid biztonságosan használják a közösségi médiát a munkahelyükön.

Mit használok én hivatalos kommunikációra?

Hivatalos kommunikációra az email fiókomat, a Skype alkalmazást (valamiért sokkal jobb erre a célra, mint a Whatsapp vagy a Viber ) és az általam kezelt Facebook és Instagram oldalak, csoportok, blogok, vállalkozások, közösségek üzenetküldő lehetőségeit használom.

közösségi oldalak, facebook oldal üzenetei

Képek forrása: pexels.com


Szerinted van értelmi tiltani a közösségi oldalakat munkaidőben? Írd meg hozzászólásban a véleményed!

Érdekelnek még hasonló témák? Csatlakozz a Digitális Innovációhoz a Facebookon!

Tetszett a bejegyzés? Oszd meg az ismerőseiddel! Szólj hozzá!
  •  
  •  
  •   
  •  

A szerzőről

A cikk szerzője online marketing és IT ismereteinek kombinálásával, egyedi látásmódjával segít vállalkozóknak és szervezeteknek bevételeik növelésében. Nem ismer lehetetlent, szereti a változatos kihívásokat és állandóan új ötletei vannak. Szabadidejében kutyázik, edzeni van vagy a barátnőjével túrázik.

Vélemény, hozzászólás?